Guldkorn från BePROF – hur mentorskap omvandlas till organisatoriska friskfaktorer

På NorWeb den 28 november presenterade Karin Bölenius, docent vid Institutionen för omvårdnad på Umeå universitet och Stina Kallerhult, doktorand vid samma institution, sitt forskningsprojekt BePROF, Becoming a Professional Nurse. BePROF är ett mentorskapsprogram för nyanställda sjuksköterskor, mentorer och ledare då det bevisat finns ett behov av att stödja nyutbildade sjuksköterskor i transitionen att utvecklas till professionell sjuksköterska. Upplägget för BePROF är generiskt, det vill säga det kan anpassas för olika branscher och yrken. Innehållet är sjuksköterskespecifikt och för att kunna översättas till andra yrken måste det anpassas för just den kontexten.

Vi på NorBet får ofta frågan HUR man rent praktiskt ska gå till väga för att skapa organisatoriska friskfaktorer och inte, som är gängse, hamna på individnivå. BePROF och mentorskapsprogram är ett utmärkt exempel på en organisatorisk friskfaktor. Suntarbetsliv listar åtta säkra sätt att jobba med friskfaktorer, se listan nedan i kursiv stil. Vi har gjort ett försök att översätta mentorskapsprogram till de åtta friskfaktorerna.

1. En rättvis och transparent organisation
Medarbetarna upplever organisationen som schysst. Beslut är välmotiverade, rättvisa, transparenta och efterlevs. Roller, ansvar och mandat är tydliga. Det råder tillit mellan organisationens olika nivåer, verksamheter och individer. Värdegrund, policys och rutiner är väl kända, relevanta och följs.

Ett mentorskapsprogram är ett sätt att uttrycka värdegrunden, att stärka en vårdkultur som stimulerar till ny kunskap och ständig kompetensutveckling. Karin och Stina redovisade forskning som indikerar att mentorskapsprogram visar på att seniora medarbetares kunnande och erfarenheter är viktiga i organisationen och samtidigt som mentorskapsprogram kommunicerar att organisationen tar hand om nya medarbetare och ger dem stöd i en komplex arbetsvardag.

2. Ett närvarande, tillitsfullt och engagerat ledarskap
Ledare är tillgängliga, tydliggör mål, inspirerar och visar vägen. De utvecklar relationer och visar tillit genom att ge ansvar, stöd och möjligheter. Chefer och medarbetare tar ansvar och tydliggör vad de behöver för att göra sina uppgifter och nå uppsatta mål. Alla ser till verksamhetens bästa och driver gemensamt verksamheten framåt.

På webbinariet pekade Karin och Stina på att mentorskap innebär att vara professionsledare, där mentorn ger stöd och ansvar alltefter adeptens förmåga. Mentorskapet skapar även relationer, och goda relationer är en källa till socialt stöd och därmed en friskfaktor som blir systematiserad via ett mentorskapsprogram.

3. Delaktighet och inflytande
Organisationen skapar förutsättningar för medarbetare att ha inflytande över sin arbetssituation och vara delaktiga i verksamhetsutvecklingen. Rutiner, arbetssätt, mötes- och beslutsstrukturer utformas för att ta vara på medarbetares tankar, åsikter och idéer. Alla kommer till tals och bidrar med olika erfarenheter och perspektiv.

Karin och Stina trycker på att ett gott mentorskap bidrar till ökat inflytande. Att som mentor få kunskap om hur nya kollegor upplever sitt arbete och utmaningar som de möter ger mentorn en möjlighet att återkoppla otydligheter i rutiner, arbetssätt med mera in i organisationen som sedan kan jobba med att finslipas och vidareutveckla sina arbetssätt. Om organisationen tar tillvara den möjligheten skapas ett organisatoriskt lärande och medarbetare får delaktighet och inflytande.

4. En välutvecklad kommunikation och återkoppling
Samtalsklimatet är öppet och tillåtande uppåt, nedåt och åt sidorna. Det finns fungerande kommunikationsvägar och forum för information och dialog. Alla lyssnar på varandra. Återkoppling ges på beteenden och hur de påverkar verksamhetens resultat. Sakfrågor hanteras utan att det blir personligt.

Organisationen kan via mentorskap skapa kommunikationsvägar som flyter både horisontellt och vertikalt. Mentorskapet utövas via kommunikation, där både mentor och adept kan dela erfarenheter och kunskap som kan kommuniceras vidare i organisationen. Mentorskap innebär ett lyssnande och en återkoppling, där svåra och komplexa sakfrågor kan hanteras och tas vidare till ansvarsfunktioner i organisationen.

5. Prioritering av arbetsuppgifter
Det förs regelbundna samtal för att främja balans mellan krav och resurser. Det finns samsyn om vad som är viktigt, bråttom och rätt sak att göra. Medarbetarna upplever att de kommer till sin rätt och är trygga i den prioritering de gör i vardagen. Vid hög belastning får medarbetarna hjälp att prioritera bland arbetsuppgifterna.

Karin och Stinas forskning visar att BePROF resulterade i att adepterna upplevde att de lärde sig vad som var viktigt att observera i patientarbetet och vad som behövde prioriteras när saker körde ihop sig. Ett gott mentorskap skapar sålunda en trygghet i arbetet och är en friskfaktor i alla yrken.

6. Kompetensutveckling hela arbetslivet
Det finns strukturer för att ta vara på och utveckla kompetens och erfarenhet inom organisationen. Det sker genom utbildning, byte av arbetsuppgifter eller roll, eller annan form av kompetensutbyte. Organisationen är lärande – medarbetare får möjlighet att lära av varandra och utvecklas tillsammans i vardagen.

Resultaten från BePROF tyder på att en omtänksam och respektfull adept-mentor-relation skapar ett tryggt rum där det finns tid och utrymme att lära och utvecklas personligt och professionellt till trygga sjuksköterskor. I en sådan miljö känner sig adepterna omhändertagna och respekterade.

7. Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) i vardagen
Det systematiska arbetsmiljöarbetet är en del av det dagliga arbetet och verksamhetsutvecklingen. Det är rutin att löpande bedöma risker för ohälsa och olycksfall, och reflektera över vad som fungerar bra på arbetsplatsen. Man tar till olika åtgärder för att förebygga risker och främja en god arbetsmiljö, och följer upp åtgärderna.

Ett mentorskapsprogram är ett systematiskt sätt att bedriva kompetenshöjning och verksamhetsutveckling om det integreras i organisationens befintliga rutiner och processer. Då blir det inte personberoende, det vill säga att erfarna medarbetare som känner extra mycket för att ta hand om nyanställd informellt tar på sig att vara en rollmodell. Då eldsjälarna inte längre finns kvar i organisationen finns det heller ingen som tar tag i kunskapsöverföringen mellan seniorer och nyanställda. Karin och Stina pekar på forskning som säger att systematiskt arbetsmiljöarbete i vardagen och kompetensutveckling inom sitt yrke är avgörande för den framtida kompetensförsörjningen.

8. Tidiga insatser och arbetsanpassning
Kunskapen är god om mönster för sjukfrånvaron och arbetsrelaterade orsaker till sjukfrånvaron. Det finns väl kända rutiner vid kort- och långtidssjukfrånvaro som efterlevs. Alla uppmärksammar sin chef om de inte mår bra och chefen agerar på tidiga signaler. Arbetsanpassning och andra tidiga insatser sker i dialog med medarbetare och andra aktörer så som företagshälsovård och försäkringskassa.

Mentorskap innebär också att en mentor tidigt kan fånga upp om en nyanställd känner sig vilsen, otrygg och överbelastad, det är ett sätt att fånga upp tidiga signaler på att något skaver för den nyanställda.

Sammanfattningsvis, ett mentorskapsprogram som tar hänsyn till den lokala kontexten på arbetsplatsen och som integreras i organisationens struktur och processer är ett tydligt exempel på en organisatorisk friskfaktor.

Vi i NorBet tackar Karin och Stina för ett mycket intressant och inspirerande webbinarium! Webbinariet spelades in och inspelningen kommer att publiceras här på NorBets webbplats efter årsskiftet.

Med det avslutar vi en lärorik hösttermin och passar på att önska er följare en riktigt God jul och ett Gott nytt år! På återseende 2025! Då fortsätter vi att fördjupa oss i organisatoriska friskfaktorer.