Guldkorn från NorWeb om att utforma och förvalta flexibla kontor

Den 8 maj höll Viktoria Wahlström och Anita Pettersson-Strömbäck ett NorWeb på temat flexibla och hybrida kontorslösningar och hur man på bästa sätt ska implementera arbetssättet i organisationer och företag så att man tar hänsyn till arbetsmiljö, hälsa och produktivitet. Viktoria är forskare vid Institutionen för epidemiologi och global hälsa, Umeå universitet och Anita är lektor vid Institutionen för psykologi, samma universitet.

Projektet om flexibla kontor och hybridarbete startade 2022 med finansiering från Afa Försäkring. Flexibla kontor har miljöer och ytor för olika arbetsuppgifter, utan fasta arbetsplatser. Medarbetarna väljer plats beroende på uppgift och lämnar arbetsplatsen städad efter sig. Hybridarbete innebär en kombination av arbete på kontoret och på distans, vanligtvis hemifrån. Ett syfte med projektet är att undersöka hur arbetsgivare kan utvärdera hur väl deras flexibla kontorslokaler matchar medarbetarnas och organisationens behov. Ett annat syfte är att ta fram en handbok för att stödja organisationer i deras förändringsarbete.

Projektet använder en samskapande forskningsansats, där forskare och organisationer samarbetar för att skapa kunskap. Forskargruppen är tvärvetenskaplig och består av kompetenser inom arkitektur, beteendevetenskap, arbetsmedicin, arbetshälsovetenskap och fysioterapi. Projektet är inte avslutat, men de preliminära resultaten visar på behovet av stöd i förändringsprocesser.

På webbinariet presenterade Viktoria och Anita ett antal fallgropar och framgångsfaktorer i förändringsprocesser mot flexibla kontor och redovisade även den forskning som finns inom respektive område. Dessa insikter kombineras med befintlig forskning för att ge en helhetsbild.

Fallgropar

Vilka är då fallgroparna? Jo, säger Viktoria, det rör sig om:

• Strukturella hinder: En tanke om att ”one size fits all”-approach i kontorsutformningen. Det begränsar flexibiliteten och variationen, vilket kan hindra en optimal arbetsmiljö och även begränsa produktiviteten.
• Kunskapsbrist: Här ser vi att det finns kunskapsluckor i hur man mäter och analyserar verksamhetens och medarbetares behov utifrån de arbetsuppgifter som ska utföras och om medarbetare har särskilda behov.
• Relationella hinder: En fallgrop är otydliga roller och ansvarsfördelning, vem ska göra vad och när ska det göras i implementering och förvaltning av de nya kontorsmiljöerna. Ett annat hinder är att medarbetarna inte upplever att de får komma till tals och därmed sjunker förändringsmotivationen.

Framgångsfaktorer

Då kommer vi till framgångsfaktorerna (Figur 1).

Figur 1. Fem framgångsfaktorer för att implementera och förvalta aktivitetsbaserade och hybrida kontor.

Här trycker Viktoria och Anita på fem punkter som de ser i sin forskning, och de är:

• Tydliga roller och koncept: Det är viktigt att tydligt definiera vem som ansvarar för förändringsledningen, vilka mandat som gäller och vilka principbeslut som styr processen. Frågor som distansarbetsavtal, platsfördelning och mål för ytan per person behöver klargöras tidigt. Det bör fastställas om ytor delas av alla eller om det finns allokerade zoner, samt vem som ansvarar för att regler följs. Även om inte alla kan få sin vilja igenom, är det avgörande att alla får information, möjlighet att förstå besluten och känna sig delaktiga i förändringen.

• Tillgänglig och transparent information och kommunikation: Information handlar om att överföra kunskap, medan kommunikation innebär ett ömsesidigt utbyte av idéer, känslor och information. Framgångsrik förändringsledning bygger på välfungerande kommunikationssystem, både informella (verbal information och kommunikation i möten och forum) och digitala (skriftlig information och kommunikation i formella kanaler).Det är viktigt att ge tillgång till tydlig information om roller, koncept och förändringsprocesser samt skapa forum där frågor kan ställas och besvaras. Transparens kring vad som kan påverkas och vad som är fast beslutat bidrar till trygghet och förståelse hos medarbetarna.
• Systematiskt undersöka och analysera behov: Flexibla arbetsmiljöer innefattar både fysisk, digital och social arbetsmiljö, som alla påverkar varandra. Anpassning utifrån behov, både individens och verksamhetens, är viktigt, även om det kan vara utmanande i delade kontor. Chefer måste vara aktiva och tillåtas vara aktiva för att säkerställa att olika behov tas om hand och att miljöerna matchar det som verksamhet och medarbetare behöver, det gäller både tillfälliga och varaktiga behov.
  Anita betonar att den här framgångsfaktorn har stark koppling till nästa punkt, den som berör ledarskap:

• Stöd för chefer att leda i en mer flexibel vardag: Här säger Anita att forskningen visar att aktivt och engagerat ledarskap är avgörande för att mildra osäkerhet och negativ påverkan på produktiviteten vid övergång till aktivitetsbaserade och flexibla kontorsmiljöer. Chefer behöver stöd, resurser och tydliga mandat för att hantera komplexa krav i hybridmiljöer, där deras arbetsuppgifter ofta blir mer fragmenterade. Förändringsledarskap som präglas av tydlighet, dialog och tillgänglighet minskar motstånd och stärker upplevelsen av delaktighet och produktivitet.

• Anpassade former för systematiskt arbetsmiljöarbete: Arbetsgivare har ett lagstadgat ansvar att förebygga olyckor och ohälsa genom att undersöka, åtgärda och följa upp arbetsmiljön. I flexibla kontor delas ansvaret över arbetsmiljön mellan flera chefer, vilket påverkar deras mandat. Delade ytor kräver nya processer och tydliggörande av roller och ansvar för att hantera arbetsmiljöproblem effektivt. Det är viktigt att ha tydliga rutiner för hur anpassningar av arbetsmiljön ska göras för medarbetare med särskilda behov. Den digitala och fysiska arbetsmiljön hänger ihop och påverkar tillsammans den psykosociala arbetsmiljön och gemensamma skyddsronder över organisatoriska gränser är ett måste för att identifiera risker och åtgärda brister.

Vart är vi på väg?

Viktoria avslutar webbinariet med att säga att forskargruppen håller på med en utveckling av metodstöd eller handbok för att hjälpa organisationer i övergången till flexibla kontor. Presentationen innehåller även tips på fördjupande information och läsning.

Inspelning av webbinariet kommer att publiceras inom kort!